昨日、武蔵野プレイスで待ち合せて打合せ予定だったのですが、行ってみると休館日。すぐ横のサイゼリア等で長時間の打合せになりました。10月7日(日)の講演会「生い立ち関係なく 誰でも好きな“じぶん”になれる」の打合せは、今年も統括ディレクターを引き受けてくれる天野さんにリードしてもらいました。まずは、物理的に大変なポスターとチラシ（４～5千枚）の配布計画。そして、昨年の細かい各種チェックリストに基づき、準備から当日まで、昨年気づいたことを含め、いろいろ確認し方向性を決定。詳細はこれからチームにお任せします。今年は終了後に当日の来場者も含め交流会を同じ場所で行うことになりました。参加費500円でアルコールも出す予定、お楽しみに。FBや地域のメディアでのイベント告知は私がやらなくては…
続いて、アメリカンスクールの高校生たちが悪戦苦闘している寄贈品の採番採寸、昨日は2日目。やはり物品コードをふるのがボトルネックで、ここまで必要か…という議論になる恐れもあり… 卒業生たちがより新しもの､より多くの品ぞろえから選べるようにするためには､ボランティアに今は必要と理解してもらう必要があります。システム化したら物品コードはなくなり（時系列のシリアル自動採番）、選択するだけ（時系列のシリアル自動採番）になると希望を持ってもらい、寄贈する側にも、あまり細かい情報を強制しないようにしようということになりました。今の高校生ボランティアは、とてもまじめで真っすぐな子たちばかりなので、真剣に考えてくれています。ただ、来年以降、ゆるいボランティアにしていくことが必要で、ASIJ以外の仲間を増やしてextended teamをつくりボランティアもサインアップシステムを活用したり、寄贈時もフォームとsalesforceをうまく連携させることなどが必要です。
今年は間に合いませんが、仕込みをして現地作業を極力減らす方向にします。寄贈時、写真や型番があるものは、事前に採番をし、ラベルを印刷して貼るだけにする案が有力です。保管場所をその都度整理し、同じものをできるだけ集めることも大事です。事前に情報のないものを現地で特定し、採寸や型番をテープに書き撮影することに現地では集中。戻って写真を中心に採番・ラベル印刷、また現地でラベル貼り。写真中心の流れになりますがフォームやエクセルでは手間がかかるので、早くsalesforceを導入しなくては…